Charte des examens en ligne

Évaluations en ligne

Charte des examens en ligne du GROUPE UNIVGA

Version 18-10-2026

1. Objet et champ

Cette charte fixe les règles de toutes les évaluations du GROUPE UNIVGA : activités des leçons, examen final des certificats, devoirs surveillés, mémoire et soutenance des diplômes. Elle s'applique à tous les étudiants inscrits, quel que soit leur pays, ainsi qu'aux personnes qui organisent, surveillent ou corrigent les épreuves.

Elle fait partie du règlement des études ; les conditions générales de vente y renvoient. Vous l'acceptez lors de votre préinscription (partie 17). Elle ne change pas en cours d'année universitaire, sauf obligation légale nouvelle, annoncée par écrit.

Toutes les heures citées dans cette charte, dans les convocations et dans votre calendrier sont exprimées en heure de Libreville.

2. Les épreuves selon votre formation

Plus l'enjeu est élevé, plus le contrôle est fort.

3. Certificats : l'examen final en visio

Une formation est un certificat lorsqu'elle est présentée comme certificat ou formation certifiante.

1. Vous terminez le parcours à 100 % : chaque leçon s'ouvre après ses trois activités (partie 4). Sur la dernière leçon, vous cliquez sur « Marquer comme terminé ».
2. Vous recevez un courriel « Indiquer mes disponibilités ». Vous proposez deux créneaux sur la page /finalexam/.
3. L'administration confirme la date, l'heure (heure de Libreville), le lien de la séance et l'examinateur par courriel. Cette confirmation vaut convocation.
4. Vous recevez un rappel 24 heures avant l'examen.
5. Vous passez l'examen en visio. La note de cet examen est la note officielle du certificat.
6. Votre certificat reste verrouillé tant que l'administration n'a pas validé l'examen.

4. Activités des leçons : entraînement, une seule tentative

• Chaque leçon comprend trois activités obligatoires : points clés, mise en situation et évaluation de 20 questions. Les trois ouvrent la leçon suivante.
• Ces activités sont de l'entraînement. Pour un certificat, la note officielle est celle de l'examen final en visio (partie 3).
• Une seule tentative : une activité terminée ne peut pas être refaite. La première note est retenue, même en cas de nouvel envoi.
• La correction s'affiche immédiatement après chaque activité.
• Seule l'administration peut autoriser une nouvelle tentative (par exemple après une panne). Elle indique un motif, et sa décision est enregistrée avec son auteur et sa date.

5. Diplômes : programmation des épreuves

• Pour les diplômes (Licence pro, Bachelor, Master pro, MSc, MBA), vos séances d'explication, vos devoirs surveillés et, le cas échéant, votre soutenance sont programmés par l'administration.
• Ils figurent dans le calendrier de votre espace étudiant /compte (heure de Libreville), avec le lien de la séance.
• Le mémoire, lorsqu'il est prévu, est préparé avec un tuteur, puis soutenu devant un jury sur UMeet.

6. Convocation et préparation

• Convocation : le courriel de confirmation de l'épreuve, puis le rappel envoyé 24 heures avant. Ils indiquent la date, l'heure (heure de Libreville) et le lien de la séance.
• Contact en cas d'incident : le secrétariat, bureau@univga.org.
• Avant chaque épreuve, vérifiez votre connexion, votre caméra et votre micro avec le lien reçu.
• Il n'y a pas d'examen blanc.

7. Identité

• Votre identité est établie par les pièces de votre dossier d'inscription.
• Une vérification à l'épreuve (présentation d'une pièce d'identité ou de la carte d'étudiant à la caméra, comparée à votre dossier) est à l'étude ; elle ne sera appliquée qu'après décision écrite de la Direction des études, annoncée au moins 30 jours à l'avance.
• Aucune copie, photo ou capture de la pièce n'est faite. Aucune technologie biométrique n'est utilisée.
• Se faire remplacer, ou remplacer un étudiant, est une fraude (partie 12). Ne partagez jamais votre compte.

8. Déroulé d'une épreuve en visio

• Connectez-vous en avance au lien de la convocation.
• Pendant l'épreuve : caméra allumée, en présence de l'examinateur ou de l'enseignant. Il peut vous demander un tour bref de votre espace de travail ; ce tour n'est jamais enregistré, et personne ne vous demandera de montrer des personnes ou des documents privés.
• Aucun logiciel n'analyse automatiquement votre comportement. Aucun enregistrement vidéo n'est conservé par défaut.
• Si un travail écrit est demandé, l'examinateur précise comment le remettre.

9. Intelligence artificielle et plagiat

Chaque épreuve a l'un de ces trois statuts, indiqué avant l'épreuve :

• Présenter comme sien un texte produit par une IA, ou par une autre personne, sans le déclarer, est une fraude.
• Citez toujours vos sources.
• Quand l'IA aide à corriger, un correcteur humain vérifie toujours la note.
• Un rapport de similitude ou un détecteur d'IA ne suffit jamais à prouver une fraude : il déclenche seulement un examen humain, qui peut comprendre un court échange oral sur votre travail.

10. Incidents techniques

• Signalez toute coupure dès que possible au secrétariat : bureau@univga.org.
• Coupure longue ou répétée : au-delà de 10 minutes cumulées, ou après trois coupures, l'épreuve est interrompue et reprogrammée, sans pénalité. La décision écrite revient à la Direction des études, après avis de l'examinateur.
• Panne du côté d'UNIVGA : la Direction des études constate la panne par écrit sous 2 jours ouvrés. Une nouvelle épreuve est alors de droit pour tous les candidats concernés, dans les 15 jours suivant ce constat, sous réserve de la disponibilité d'un examinateur, sur un sujet nouveau de même niveau. Seule la note de cette nouvelle épreuve compte.
• Panne pendant une activité de leçon : prévenez le secrétariat ; l'administration peut autoriser une nouvelle tentative (partie 4).

11. Aménagements

• Demande écrite au secrétariat au plus tard 7 jours avant la date de l'épreuve (en pratique, au moment où vous proposez vos créneaux sur la page de l'examen final), avec justificatif si besoin.
• Handicap : temps majoré, pauses, format adapté.
• Connexion faible : report de la séance ou passage dans un lieu partenaire.
• Hors du Gabon : créneau adapté à votre fuseau horaire, les heures restant exprimées en heure de Libreville.
• La décision vous est notifiée par écrit et conservée dans votre dossier.

12. Fraude et sanctions

• Exemples : substitution de personne, partage de compte, aide extérieure, documents ou outils non autorisés, IA non déclarée ou interdite, plagiat, diffusion du sujet, contournement de la règle d'une seule tentative.
• Toute suspicion est notée et transmise à la commission de discipline des examens. Aucune sanction n'est automatique.
• Vous êtes informé par écrit des faits reprochés et des pièces ; vous pouvez présenter vos observations écrites ou orales dans un délai de 7 jours à compter de la notification, accompagné de la personne de votre choix.
• Sanctions possibles, proportionnées : avertissement, note de zéro à l'épreuve, annulation du module ou de la session, exclusion temporaire ou définitive. L'exclusion est décidée par la Direction générale, après avis de la commission de discipline ; ses effets financiers suivent les conditions générales de vente.
• Toute décision est motivée et notifiée par écrit ; elle peut faire l'objet d'un recours (partie 14).

13. Notes et résultats

• Les notes des épreuves en visio et de la soutenance sont arrêtées par l'examinateur ou le jury, qui les transmet directement à l'administration d'UNIVGA.
• Les notes ne sont pas publiées en ligne par le jury. L'administration vous communique vos résultats.
• Aucune note n'est modifiée sans décision de l'examinateur ou du jury.

14. Réclamations et recours

Étape 1 — Réclamation (erreur matérielle ou contestation de note)

• Contactez l'administration dans un délai de 7 jours à compter de la date du courriel qui vous communique votre note :
  • par courriel : bureau@univga.org ;
  • ou sur le WhatsApp du secrétariat : +241 77 28 34 18 ou +241 66 16 03 80.
• Un accusé de réception vous est envoyé sous 2 jours ouvrés. Chaque réclamation est notée dans un registre daté (date, heure et canal de réception).
• Une erreur matérielle (oubli, mauvais report, calcul) est corrigée.
• Une contestation sur l'appréciation est revue par un second correcteur, différent du premier. Réponse motivée sous 15 jours.

Étape 2 — Recours

• Si la réponse ne vous satisfait pas, ou en cas de sanction pour fraude : recours écrit dans un délai de 7 jours après la notification.
• La commission des recours est indépendante : aucun membre n'a participé à l'épreuve ou à la décision contestée, ni ne siège à la commission de discipline pour la même affaire. Composition : le Directeur général ou son représentant (président), un enseignant n'ayant pas participé à l'épreuve et un membre de l'administration.
• Elle étudie le dossier et peut vous entendre. Décision motivée sous 15 jours, comme prévu par le règlement intérieur. Elle peut maintenir la note, la faire corriger ou ordonner une nouvelle épreuve.
• Un recours ne peut jamais faire baisser la note.

Délais harmonisés avec le règlement intérieur : 7 jours pour réclamer ou former un recours, 15 jours pour la réponse. Les jours sont des jours calendaires, heure de Libreville. Un délai qui se termine un dimanche ou un jour férié est reporté au premier jour ouvré suivant.

15. Accès à votre copie

• Activités des leçons : la correction détaillée reste visible dans la leçon.

16. Données personnelles et conservation

• Responsable du traitement : GROUPE UNIVGA, Libreville. Finalité : organiser, surveiller et noter les épreuves. Ces données ne sont pas utilisées pour la prospection. Des statistiques peuvent être établies sous forme anonymisée. Le cadre général figure dans Respect de la vie privée.
• Données traitées : identité et dossier, acceptation de la charte (version et date), créneaux proposés et convocations, réponses aux activités, attestation de participation et fiche de séance, notes, décisions. Pas de biométrie, pas de copie de la pièce d'identité, pas de vidéo conservée par défaut.
• Accès réservé aux personnes habilitées. Hébergeur : OVH SAS (OVHcloud, société française, Roubaix). Le site et ses données sont sur un serveur privé virtuel (VPS) loué chez OVHcloud au Canada, dans son centre de données de Beauharnois (Québec). OVHcloud s'engage contractuellement à ne pas changer cette localisation sans notre accord ; ses équipes et ses filiales peuvent toutefois y accéder à distance pour la maintenance et la sécurité. Le serveur est sauvegardé automatiquement chaque jour par OVHcloud ; chaque sauvegarde est conservée 7 jours glissants, puis remplacée, et répliquée en trois exemplaires dans le même centre de données, sur des serveurs distincts du nôtre. Vos données sont donc hébergées hors du Gabon.

Vos droits (accès, rectification, suppression, opposition, selon la loi) s'exercent auprès du responsable de l'Unité de formation digitale : mesdonnees@univga.org. Joignez un élément permettant de vérifier votre identité. UNIVGA s'efforce de répondre sous un mois. Certaines données (relevés, diplômes, factures) peuvent être conservées malgré une demande d'effacement, lorsque la loi l'exige.

17. Acceptation

• Vous acceptez la charte lors de votre préinscription, en cochant la case obligatoire prévue à cet effet. Sans cette case, le dossier ne peut pas être enregistré.
• La version acceptée (18-10-2026) et la date, en heure de Libreville, sont enregistrées dans votre dossier.
• En cas de nouvelle version, elle vous est communiquée par écrit.